Klachtenregeling

Klachten

In elke organisatie waar gewerkt wordt kunnen fouten gemaakt worden, zo ook bij ons. Een klacht kan worden omschreven als een uiten van ongenoegen tegen de uitvoering van werkzaamheden die zijn of worden verricht, tegen medewerkers van onze organisatie of tegen het honorarium van de werkzaamheden. Deze klachten kunnen voortkomen uit zowel de eigen organisatie als vanuit derden. Het is zaak klachten serieus te behandelen en af te wikkelen omdat onvoldoende aandacht kan leiden tot afbreuk. Tegelijk kan een adequate oplossing de organisatie verbeteren. Indien van een klacht sprake is dient er bij de klager op te worden aangedrongen dat hij de klacht op schrift stelt. Als de klager dit niet wenst zal de medewerker die de klacht in ontvangst neemt deze op schrift stellen en door de klager laten ondertekenen. De compliance officer binnen MRVO is Rob van Wetten.

Klachtbehandeling

Indien er klachten binnenkomen en deze zijn niet gericht aan de compliance officer dan dient de ontvanger de klachten onmiddellijk aan de compliance officer door te geven. Klachten over het functioneren van de compliance officer dienen bij zijn vervanger of bij de leiding van ons kantoor te worden neergelegd.
De compliance officer zal de klager een ontvangst bevestiging zenden en hem de (redelijke) termijn doorgeven waarop deze antwoord kan verwachten. De compliance officer kan de klager om nadere toelichting en/of informatie vragen.
De compliance officer zal een onderzoek instellen en desgewenst (juridisch) advies inwinnen. Ook kan hij medewerkers uit de eigen organisatie, waaronder de verantwoordelijk accountant, interviewen en documentatie van de betrokken werkzaamheden opvragen. Indien nodig zal hij de naam van de klager anoniem houden. Bij ernstige of voortdurend dezelfde soort klachten kan de compliance officer besluiten de behandeling in commissievorm met 1 of 2 anderen voort te zetten. In elk geval een van deze aanvullende leden zal lid zijn van het bestuur van ons kantoor.

De compliance officer zal een rapport over de klacht opmaken en zowel het bestuur als de verantwoordelijk accountant een afschrift hiervan doen toekomen. Indien de rapportage niet tijdig gereed is zal de compliance officer de klager een nieuwe termijn opgeven waar binnen hij antwoord kan verwachten. In zijn rapportage trekt hij conclusies en stelt hij maatregelen voor. De compliance officer zal zijn onderzoeksrapport zodanig documenteren dat de conclusies daardoor gedragen worden.

Alle betrokkenen dienen de uiterste geheimhouding met betrekking tot zowel de klacht als de klager in acht te nemen. De bedrijfsleiding beslist in hoeverre de klacht naar buiten wordt gebracht.

Klachtafhandeling

De leiding van ons kantoor zal de klacht en uitkomsten van het onderzoek met de verantwoordelijk accountant en met de klager bespreken tenzij zij dit overlaat aan de verantwoordelijk accountant. De klager dient erop gewezen te worden dat hij, indien de uitkomst van het gesprek voor hem niet bevredigd is, hij zijn klacht kan neerleggen bij de NBA of AFM.

De leiding van ons kantoor zal naar aanleiding van de klacht en indien nodig, maatregelen nemen tot aanpassing van instructies, reglementen of voorschriften. Indien gewenst kan de leiding disciplinaire maatregelen nemen tegen een betrokkene uit de organisatie dan wel een aantekening maken in het personeelsdossier van betrokkene.

Klokkenluidersregeling

De klokkenluidersregeling ziet toe op klachten vanuit de eigen organisatie. Ook deze dienen in eerste instantie bij de compliance officer te worden neergelegd. Deze zal de klacht conform de normale procedure afhandelen met dien verstande dat in dit geval de klager altijd anoniem blijft en dat ook voor anderen in de organisatie niet duidelijk is wie de klager is. Indien behandeling door de compliance officer op bezwaren stuit legt de klager de klacht neer bij de leiding van de organisatie.

Algemeen

De leiding van organisatie zal zorgen dat op passende wijze aandacht wordt besteed aan de klachtenregeling door opname in de algemene voorwaarden, opname op de website, verwijzing in de opdrachtbevestiging en in het kantoorhandboek.

Klachtenformulier

Voor het kenbaar maken van uw klacht verzoeken wij u gebruik te maken van onderstaand formulier.

Wij verzoeken u dit formulier zo volledig mogelijk in te vullen. Wij zullen uw klacht zorgvuldig en vertrouwelijk behandelen. Voor het verloop van de procedure verwijzen wij naar de klachtenregeling.

In de omschrijving van de klacht verzoeken wij u concreet te vermelden wanneer het probleem zich heeft voorgedaan en welke personen hierbij betrokken waren.

Heeft u de klacht al eerder kenbaar gemaakt en bij wie?